Po raziskavah približno 50 odstotkov zaposlenih meni, da so sestanki največja izguba časa med delom in največji ubijalec produktivnosti.
Tu ne govorimo o konferencah, seminarjih in sejah uprav, ki so običajno dobro načrtovane. Govorimo o tistih internih sestankih osebja, ki običajno trajajo več ur, vendar niso vedno potrebni.
Podeljeni so poslovni sestanki za razpravo o pomembnih vprašanjih o podjetju in vsem, kar je povezano z njim, toda ta srečanja prikrajšajo za produktivnost zaposlenih in vodstvenih delavcev. To pojasnjuje, zakaj so strokovnjaki priporočili odpoved večine poslovnih sestankov kot način za povečanje produktivnosti. Tukaj je 10 razlogov, zakaj poslovni sestanki zmanjšujejo produktivnost:
10 razlogov, zakaj poslovni sestanki ubijajo produktivnost
1. Poslovni sestanki izgubljajo čas
Kot smo že omenili, večina poslovnih sestankov zavzame pomemben del delovnih ur zaposlenih, saj jim ostane zelo malo časa za opravljanje pomembnih nalog. Za vodstvene delavce je še huje - več kot polovica njihovega dela na enem ali drugem sestanku preživi z zaposlenimi ali tretjimi zainteresiranimi stranmi, kot so kupci, dobavitelji in poslovni partnerji. Pravzaprav je eden od značilnosti sodobnih poslovnih direktorjev ta, da večino svojega časa preživijo na poslovnih sestankih.
2. Večina poslovnih sestankov ne daje nobenega akcijskega načrta
Po sestanku bi moral obstajati akcijski načrt, ki opisuje in razloži ključne korake, ki jih je treba sprejeti. Toda na žalost večina srečanj konča brez takšnega načrta. In to vodi do naslednjih sestankov, da se ponovno obravnavajo vprašanja, ki bi jih sicer morali storiti. Seveda, več ko sodelujejo zaposleni in direktorji, več produktivnega delovnega časa izgubijo.
3. Večina poslovnih sestankov ni pripravljena
Večina poslovnih srečanj se skliče, ko je jasno, da organizator sestankov nima za sestanek. Hočejo govoriti le o nečem, zanemarjajoč dejstvo, da gre za čisto izgubo dragocenega časa. Brez trdnega načrta o tem, o čem se bo razpravljalo na sestanku in koliko časa bo zasedanje potekalo, se bodo razpravljale o nepotrebnih vprašanjih ( in še en sestanek bo predviden za vse preostale ) in nič pozitivnega ne bo doseženo.
4. Vprašanja, o katerih se je razpravljalo na zadnji seji, so pregledana
To je eden najpogostejših razlogov, da poslovni sestanki vzamejo več časa kot običajno. Vprašanja, ki so se sprožila ali razpravljala na prejšnjem zasedanju, bi morala biti predhodno razširjena in prebrana. Tako bo eno poslovno srečanje primerno nadaljevanje prejšnjega - ne ponavljajočega se časovnega ponavljanja prejšnjega. Torej, tisto nesmiselno » branje zapisnikov zadnjega sestanka « vedno iztrebite iz svoje agende sestanka.
5. Poslovna srečanja včasih izbruhnejo na podsestankih
Včasih bodo poslovni srečanja sprožila druge nove razprave in razprave. Medtem ko je povsem običajno, da se med sestankom pojavijo takšne nove ideje ali vprašanja, je njihova običajna napaka, ki vodi do podaljšanega časa sestanka in neproduktivnih srečanj. In za vsako srečanje, ki ne bo prineslo dobrih rezultatov, bo še veliko, dokler ne bo dosežen sprejemljiv cilj.
6. Ljudje se družijo na poslovnih srečanjih
Poslovni sestanki ubijajo produktivnost, ker trajajo dlje kot običajno. In eden od razlogov, da si vzamejo daljši čas, je nepotrebno druženje med prisotnimi. Ljudje sprašujejo svoje kolege, kaj so storili čez vikend, ko so se taka vprašanja lahko spravila med kosilom.
7. Nekatere točke srečanj se ponavljajo iz neumnih razlogov
Drug razlog, da večina poslovnih srečanj vzame preveč časa, je nepotrebno ponavljanje razprav, tako da bi nekdo, ki je med sestankom hodil ali odsoten na zadnjem sestanku, razumel, od kod seje seli. To je subtilen način zanemarjanja pomena časa drugih ljudi. Ne glede na to, kako pomemben je posameznik za podjetje, bi moral obstajati alternativni način, kako jim povedati, kaj je na sestanku zamudil.
8. Večina srečanj je zasedanje brainstorminga
Če mora podjetje doseči določen cilj in potrebuje zamisli zaposlenih in vodstvenih delavcev o tem, kako doseči ta cilj, je za to mogoče sklicati poslovni sestanek. Kadar pa večina organizatorjev podjetij ni v redu, je, da sestanek uporabijo kot pot za nove ideje. Za to bi vedno potrebovali čas, še posebej, ker se mora večina zaposlenih na pamet zamisliti na mestu - nekaj, na kar niso bili pripravljeni. V idealnem primeru bi morali dnevni red sporočiti udeležencem, tako da vsak pride s svojimi idejami.
9. Tehnologija podaljša večino sestankov
Večina poslovnih srečanj je neupravičeno podaljšana zaradi potrebe po popravilu projektorja ali potrebe po iskanju nekaterih informacij po spletu ali potrebe organizatorja, da prejme klic. Vse te stvari prištejejo skupnemu času, preživetem na poslovnih sestankih.
10. Večina poslovnih sestankov poteka v informativne namene:: Poslovna srečanja morajo biti organizirana za odločanje. Branje nepotrebnih informacij iz PowerPoint predstavitve ali pripovedovanje zgodovine podjetja bo samo izgubilo čas.