Učinkovito vodenje zapiskov na poslovnih srečanjih je potreben čas za obvladovanje. In če ste igralec v podjetniškem ali poslovnem svetu, vam bo brez dvoma treba obvladati to veščino, saj se boste morali udeležiti poslovnih sestankov, kjer je beleženje zapiskov zelo pomembno.
Čeprav imate morda sekretarja ali pomočnika, ki vam beleži poslovne sestanke, se vam ne bo zgodilo enako, ko se udeležite pomembne poslovne konference v tujini ali na improviziranem sestanku s stranko ali dobaviteljem izven pisarne.
Tudi če ste večkrat vzeli zapiske za svojo osebno uporabo, to še ne pomeni, da boste dobro delali zapiske o poslovnih sestankih. To pa zato, ker je za zapisovanje na poslovnih sestankih v celoti potreben drugačen nabor znanj. V osebnih opombah lahko na primer uporabljate kratice in okrajšave ali celo risbe, ki jih lahko razlagate samo vi. Za vaše osebne opombe ni treba slediti vzorcu ali pokazati drugega, da bi prebrali drugega bralca. In ni jim treba biti čeden, ker so samo za vašo uporabo.
Vendar pa beležke o poslovnih sestankih služijo popolnoma drugemu namenu, ker so napisane za druge in služijo kot zgodovinski dokumenti, ki označujejo odločitve in dejanja, sprejete ali razpravljane na poslovnem sestanku. Če bi morali na poslovnem sestanku voditi zapiske; Naslednji nasveti vam bodo pomagali učinkovito sprejeti.
10 Učinkovita opomba Ob upoštevanju strategij in nasvetov za poslovna srečanja
1. Uporabite pisalo in papir
Mogoče bi radi trdili, da smo zdaj v svetu tablic, beležnic in dlančnikov. Resnica pa je, da je uporaba peresnika in papirja manj vsiljiva, zato lažje ohranjate očesni stik z osebo, ki govori. Digitalne naprave poleg tega, da med vami in osebo, ki se pogovarjata, ustvarjajo steno, je videti, kot da delate na nečem drugem ali klepetate z nekom, tudi če niste. In še lažje se motite med uporabo teh naprav.
2. Spoznajte in uporabljajte kratke roke
Ne, skratka ni samo za sekretarje in novinarje. Še vedno je primeren za zapisovanje na poslovnih sestankih, zlasti ko poslušate govornika, ki hitro govori. Učenje s skrajšanimi rokami ni tako težko, kot si lahko mislite. Samo po spletu poiščite koristne in ustrezne vire, ki jih boste lahko obvladali v nekaj mesecih.
Če nimate časa, da bi se učili za kratke roke, lahko oblikujete lastne okrajšave in mnemonike, ki jih boste uporabljali med zapisovanjem poslovnih sestankov. Si lahko zastopate karkoli tako, kot želite; samo prepričajte se, da je za vas smiselno.
3. Samo označite ključne točke
Če boste poskušali spraviti vse, vam bo dolgčas, če boste poskušali spraviti. Ko beležite zapiske na poslovnem sestanku, poslušajte vse, zapišite pa le pomembne in ustrezne stvari. Samoumevno je, da vam ni treba zapisati kratke šale, ki se je pokvarila med sestankom.
- Takoj po sestanku pripravite pisno poročilo
Kot je bilo že omenjeno, poslovna opomba služi kot zgodovinski dokument in referenca, vendar le, če je razvita v obsežen pisni del. Zagotovo ne morete pričakovati, da bo podjetje ob srečanju obdržalo grobo napisan list, ki ste ga napisali. Pripraviti morate lepo napisano poročilo, ki je bolj predstavljivo in razumljivo vsakemu bralcu.
Poskusite pripraviti poročilo takoj po sestanku, ko je v vaših mislih vse še sveže. Tudi če vas ne zaprosi, da predložite uradno poročilo, lahko dokument uporabite za svoj osebni arhiv ali kot dokaz, če pride do spora glede razprave.
- Prisluhnite previdno
Ko se poslovni sestanek začne, se začne vaša dvojna vloga poslušanja in zapisovanja zapisov. Čeprav je treba delati oboje skupaj težko in na videz nerealno, če želite biti boljši v enem, bi moralo biti poslušanje. Če ste sposobni prisluhniti vsaki pomembni podrobnosti, ne da bi katerokoli izpustili, lahko vedno vključite vse, kar ste pozneje napisali, kar ste napisali.
- Poznajte razliko med različnimi vrstami izjav
Med poslovnim sestankom udeleženci med razpravo uporabljajo različne vrste izjav. Sem spadajo mnenja, dejstva, vprašanja, predlogi, ugibanja, vprašanja ipd. Morate vedeti, kako določiti vsako od teh vrst izjav, da se izognete mešanju stvari. Veste, da je lahko zmedeno, ko predlog prijavite kot dejstvo.
- Naj bo kratek in preprost
Ne glede na to, kako zapišete, kaj se dogaja med sestankom, morate svoje končno poročilo narediti dovolj jasno, da bo koristil drugim. V ta namen poskrbite, da bo vaš jezik ves čas razumljiv in objektiven.
- Zapišite vse o sestanku
Ko si beležite na poslovnem sestanku, ne pozabite dodati vseh potrebnih podrobnosti o sestanku; ob strani razprav. Ti vključujejo vrsto sestanka ( načrtovanega ali nujnega ), namen sestanka, datum in čas seje, ime osebe, ki je sklicala ali vodila sejo, imena udeležencev in vse informacije o naslednje srečanje. Te podrobnosti bodo vaše beležke popolne. Nočete, da se ljudje začnejo spraševati, kdo je rekel, kateri ali kateri datum je bil.
9. Bodite natančni-: Pri predstavitvi podrobnosti poslovnega sestanka morate biti popolnoma natančni, saj bo postal odobren uradni dokument.
10. Previdno lektorirajte
Kljub temu, da je vaš cilj zagotoviti natančne informacije o poslovnem sestanku, je zelo pomembna tudi beležka brez tipografskih, slovničnih in črkovalnih napak. Če so vaše opombe napolnjene s temi napakami, boste poverili svojo verodostojnost kot zanesljiv ponudnik informacij.