Kot lastnik podjetja, poslovodni direktor ali drug deležnik v podjetju boste morali redno ali občasno voditi seje upravnega odbora. Ker naj bi ta srečanja služila namenu skupinske komunikacije in izmenjave idej med velikimi lasmi v podjetju ali panogi, morate razumeti, kako jih učinkovito voditi, da bi dosegli ta namen.
Če seja upravnega odbora uspe, je večina zaslug posamezniku, ki je sejo vodil. In če ne doseže svojega namena, gre večina krivde za istega posameznika. Edina razlika med uspešnim srečanjem in neuspešnim je v tem, kako vodita oba. Ali želite voditi uspešne seje upravnega odbora, ki bodo dosegle svoj namen ? Naslednjih deset nasvetov vam bo v pomoč.
- 10 razlogov, zakaj so poslovni sestanki izguba časa
10 uspešnih nasvetov za uspešno vodenje seje odbora
1. Določite cilje in vnaprej razdelite dnevni red
Eden najlažjih načinov zapravljanja časa na sestanku je, da od udeležencev zahtevate, da predlagajo ideje ali predloge za nekaj, o čemer prvič slišijo na tem srečanju. Vendar je ta napaka zelo pogosta.
Namesto, da bi dragoceni čas na sestanku zapravljali tako, da ga pretvorite v sejo, ki je namenjena razmišljanju, lahko ustvarite strukturo srečanja in vnaprej pošljete dnevni red povabljenim udeležencem. Tako bi si zamislili ideje in jih celo podrobno prilagodili pred datumom sestanka. Tako boste prihranili veliko časa in vam pomagali doseči več na enem srečanju.
2. Bodite odgovorni ves čas srečanja
Dobri sestanki so proizvodi dobrega vodstva. Torej, nadzirajte sestanek in udeležencem jasno povejte, da nameravate sestanek voditi kot ustrezen in kratek. Postavite uro, kjer si jo bodo vsi ogledali, da bo kolegom na sestanku pokazal, da resnično cenite njihov čas. Med sestankom se prepričajte, da vaše razprave ne gredo zunaj teme. Vsakokrat se znova osredotočite na skupino tako, da jih opomnite na pomembna vprašanja, ki jih imate na dnevnem redu sestanka.
3. Dovolite vsem, da prispevajo
Bistvo sklicevanja sestanka je predvsem zagotavljanje dvosmernega pretoka komunikacije. V ta namen je pomembno spodbuditi poštene in ustrezne prispevke vseh, ki so prisotni na sestanku. Kot vodja sestanka lahko zlahka padete v zmoto, da svoje mnenje nosite na rokavu, vendar morate biti previdni, če to, saj to premaga namen srečanja. Izogibajte se skušnjavi, da bi prispevke drugih ljudi takoj zavrnili - tudi ko se slišijo resno ali neumno.
4. Zaključite sestanek z akcijskim načrtom
Eden od značilnosti uspešnega srečanja je akcijski načrt, ki podrobno opisuje različne strategije, ki jih je treba izvesti na podlagi odločitev na sestanku, posameznike, zadolžene za izvedbo, datum in čas izvedbe ter pričakovani rezultat strategijo.
5. Vodite podrobne zapisnike sestanka
Zelo pomembno je imeti zapisnik zapisnika ali nadaljevanje sestanka. Zapisnik bo služil kot dokaz, da je bil sestanek organiziran, in zgodovinska referenca za razjasnitev kakršnih koli dvomov ali nesporazumov, ki bi lahko nastali med postopkom seje.
6. Odpravite vsa odvračanja pozornosti z prizorišča
Čeprav se pričakuje, da se vsi udeleženci srečanja odpravijo z vsemi osebnimi motenji, kot so pametni telefoni in tablični računalniki, je prav tako pričakovati, da boste - kot vodja seje - odstranili vsa odvračanja z mesta sestanka. Na primer, če se bo sestanek odvijal v zagonu vašega podjetja, izklopite LED televizor, saj vaši udeleženci v sestankih med sestankom težko pogledajo, če ga obdržite.
7. Nikoli nikogar ne prekinjajte
Tudi če ste nadrejeni vsem udeležencem sestanka, se morate vedno upirati skušnjavi, da se izrežete, ko govorijo. Tudi če se ne strinjate s tem, kar govorijo ali mislite, da je to sranje, jim dovolite, da končajo, preden nagovorijo svoje točke.
8. Bodite maksimalno pozorni
Ko vodite sestanek, vsi ohranjajo oči, ko govorijo. Če jih pozorno poslušate, jim lahko sporočite, da spoštujete njihovo mnenje in da ste jih pripravljeni slišati. Le malo stvari bi lahko na sestanku motilo druge, kot da se med pogovarjanjem s pametnim telefonom. Pošilja signale, da ne cenite njihovega mnenja in da vam sam sestanek ni pomemben.
9. Dobro obvladujte konflikte: običajno je, da konflikti nastanejo na sejah upravnega odbora. Če se to zgodi na sestanku, ki ga vodite, poskusite, kolikor je mogoče, nadzorovati to, ne da bi v glavah koga pustili trde občutke.
10. Prepoznajte in zahvalite vsem navzočim
Na koncu seje odbora potrdite prisotnost vseh prisotnih in se jim zahvalite za udeležbo na seji in za pomembne prispevke. Obvestite udeležence, da jih cenite, kar jih bo motiviralo, da se bodo pozneje srečali.