Ni pomembno, koliko ste porabili za zavarovanje različnih vidikov svojega poslovanja; še vedno potrebujete načrt neprekinjenega poslovanja.
Načrt neprekinjenega poslovanja vam olajša upravljanje nesreč in ponovno zaženete svoje podjetje v primeru nepredvidenega nesrečnega dogodka. Ob vzpostavljenem načrtu neprekinjenega poslovanja vam ob morebitnih katastrofah ne bi bilo treba veliko izgubljati glede potencialnih podjetij, strank in zaposlenih. Ponovno bi lahko nadaljevali svoje poslovanje tako, kot se ni zgodilo nič.
Načrt neprekinjenega poslovanja je ena najcenejših oblik zavarovanja, ki jo lahko ima družba, saj vas ne bi stala nič. A na žalost veliko podjetij raje prenese ta vitalni vidik in se običajno ne trudi, dokler ne postane prepozno. Če želite razviti svoj načrt neprekinjenega poslovanja, je tukaj nekaj točk kontrolnega seznama, ki jih morate vključiti.
Pisanje načrta neprekinjenega poslovanja - vzorčna predloga / kontrolni seznam
1. Naštejte cilje in cilje načrta
Najprej morate jasno analizirati svoj razlog za oblikovanje načrta neprekinjenega poslovanja in cilje, ki jih želite doseči. Seveda je vaš glavni cilj ustvarjanja načrta neprekinjenega poslovanja pomagati podjetju, da se čim hitreje vrne nazaj, če ga bo prizadela nesreča. To bi morali navesti v načrtu neprekinjenega poslovanja (BCP) in naravi morebitnih nesreč.
2. Rezervno osebje
Nato morate sestaviti seznam osebja, ki bo prevzelo odločitve ali zapolnilo pomembne vloge ob nesreči. Nekatere funkcije dela so preveč pomembne, da bi jih lahko iz kakršnega koli razloga pustili prazne, saj bi jih lahko zaradi nadaljnjega obstoja podjetja povzročili še večje težave. Identificirati bi morali ta mesta in sestaviti seznam oseb, ki bi jih zapolnile s svojimi kontaktnimi naslovi, e-poštnimi naslovi in telefonsko številko ter vsemi drugimi potrebnimi kontaktnimi podatki.
3. Zunanji stiki
Poleg notranjih kritičnih stališč so tudi nekatera zunanja stališča zelo kritična - na primer poslovni svetovalci, odvetniki podjetij in računovodje, bankirji in svetovalci za informacijsko tehnologijo. Večinoma bi to morali biti ljudje, ki so ključnega pomena in bi lahko pomagali podjetjem, da bi se hitro vrnili nazaj. Naredite seznam takšnih ljudi in njihove naslove za stike ter jih vključite v načrt neprekinjenega poslovanja.
4. Oprema
Enako storite tudi za kritično opremo. Ali obstajajo stroji ali oprema, ki so ključnega pomena za delovanje vašega podjetja? Ali obstaja kakšna posebna programska oprema, ki vsebuje pomembne poslovne podatke ? Naredite seznam takšne opreme in programske opreme. Če obstajajo varnostne kopije zunaj kraja, jih je treba vključiti tudi.
5. Poslovni dokumenti
Vsako podjetje ima nekaj pomembnih dokumentov in poslovnih listin, kot so dokumenti o ustanovitvi, davčna potrdila, bančni podatki, najemne pogodbe in informacije o osebju. Če pride do katastrofe, kot sta požar ali poplava, se lahko taki dokumenti izgubijo, kar povzroči nadaljnje zaplete za poslovanje. Kako nameravate reševati izgubo dokumentov, če pride do katastrofe ? To vključite tudi v svoj BCP.
6. Oprema za izredne razmere
Predpostavimo, da proizvodno podjetje izgubi vso svojo vitalno opremo in stroje, ki jih uporablja za proizvodnjo svojega blaga. Seveda bi družba zavarovala to opremo in stroje, vendar vam zavarovalnica ne bo plačala isti dan, ko vložite zahtevke, kajne? Ali bi nato pustili svoje potrošnike, da visijo in dovolite svojim konkurentom, da vas prevzamejo, medtem ko se poskušate znova zbrati ? Morate pripraviti načrt za opremo za izredne razmere, ki bi jo lahko uporabljali za nadaljevanje obratovanja, dokler ne začnete znova delovati v celoti.
7. Lokacija ob nepredvidljivih dogodkih
Kam bi začasno preselili svoje podjetje, če bi izgubili sedanje poslovne prostore? Ali lahko vaši zaposleni delajo od doma, dokler ne obnovite lokacije ? To so stvari, ki jih morate preučiti in podrobno opisati, kako se bo ravnalo, če pride do takšnih situacij.
8. Seznam navodil
Obstajati bi moral tudi seznam navodil, ki vsebuje več ključnih odgovornosti, ki jih je treba obravnavati v času katastrofe, in način ravnanja z njimi. Na primer, mora biti podrobno navodilo, kako se obrniti na svojo zavarovalnico in jih obvestiti o nesreči, pa tudi kako vložiti zavarovalne zahtevke. To je treba storiti za vsako ključno odgovornost v podjetju.
9. Dokumentacija načrta neprekinjenega poslovanja
Ko končate pisati načrt neprekinjenega poslovanja, poskrbite, da ga boste dokumentirali v mehkih in trdih izvodih. Za mehke kopije lahko uporabite shranjevanje v oblaku in varnostne kopije zunaj mesta. Kar se tiče tiskanih kopij, poskrbite, da vsak ključni kader ne bi imel le kopije, ampak tudi razume, kaj storiti.
Čeprav je načrt neprekinjenega poslovanja enostavno sestaviti in bi moral biti nekaj, kar si lahko sami zamislite, lahko razmislite o tem, da najamete svetovalca, ki bo kos njim, če se vam zdi težko rešiti.