Kako preprečiti duhovne delavce v vašem gradbenem podjetju

Ali vodite gradbeno podjetje in želite, da duhovi ne bodo plačevali? Če je odgovor DA, tukaj je 20 zanesljivih nasvetov, kako preprečiti delavce v gradbeništvu.

Kaj je delavec duha?

Ghost delavci so preprosto zaposleni, ki redno prejemajo plače od podjetja, vendar ne delajo za omenjeno podjetje.

Sheme zaposlenih v duhu izvajajo zaposleni na plačah, ki ustvarjajo ponarejene identitete, ki so skupaj s ponarejenimi SSN, naslovi, telefonsko številko itd., Ali še naprej izdajajo plačila zaposlenim, ki so zapustili podjetje, in plačilo preusmerijo sebi. Ne glede na obliko, ki jo ima zaposleni duh, je samo velika shema kraje denarja iz podjetja.

Zaposleni v duhu je lahko tudi resnična oseba, na primer družinski član, ki ne dela v podjetju, vendar zbira plačilo in ga bodisi deli z prevarantom, bodisi mu celotno plačilo zadrži sam.

Fenomen delavcev duhov je resničen v gradbeništvu, kjer je običajno vedno veliko ljudi na plačilni listi. Zaradi številnih izvajalcev, zaposlenih s polnim delovnim časom in začasnim osebjem, ki v gradbeništvu ves čas plačujejo, je običajno težko spremljati njihova plačila. Opaženo je bilo, da so duhovni delavci bolj razširjeni v velikih organizacijah kot manjših, kjer jih je mogoče zlahka zaznati.

Fenomen delavcev z duhovi je ena najpogostejših prevar o plačah, ki jo lahko najdemo v gradbeništvu. Ta metoda goljufije se lahko kaže na več načinov, kar lahko vključuje;

  • Nezadovoljen upravnik plač - Če ima gradbeno podjetje vodja plač, ki je nezadovoljen in misli, da si zasluži dodatno nadomestilo, bi bilo dokaj enostavno, če bi spremenili evidence o plačah, da bi ustvarili novega, vendar fiktivnega zaposlenega, in zbrali ček tega zaposlenega zase. To še posebej velja, če ima upravnik plač neomejen in nenadzorovan dostop do sistema plač.
  • Goljufije z več zaposlenimi - to je še en način, kako se lahko goljufija z duhovnimi delavci manifestira v gradbenem podjetju. S kompleksnejšim postopkom plače ali če zaposleni nima neposrednega dostopa do sistema plač, bi lahko več zaposlenih zarotilo, da bodo ogoljufali sistem, nato pa bi razdelili denar, ki so ga ugrabili. Običajno bo imel en zaposleni kakšno vlogo pri preverjanju in odobritvi plačilnih listov, tako da se lahko odjavi na ponarejene časovne liste.
  • Nadomestilo družini / prijatelju - Zaposleni lahko ustvari zapis v sistemu plač za družinskega člana ali prijatelja, tako da od podjetja prejme plačo. V tem primeru dejanski zaposleni lahko ali ne prejme deleža te plače.

Sheme zaposlenih za duhove lahko segajo od preprostega vnosa podatkov (še posebej, če lažni zaposleni dobi plačo), do zapletenih manipulacij z lažnimi časovnimi listi in preusmeritve plačil. Če v svojem gradbenem podjetju ne boste pozorno spremljali plače, lahko tovrstne goljufije kar nekaj časa ostanejo neopažene in dovolj je, da izkrvavite več milijonov dolarjev.

Rdeče zastave, ki lahko namignejo na delavce duhov v vašem gradbenem poslu

a. Anomalije glede informacij o zaposlenih. V gradbenem podjetju lahko opazite nekaj napak, kar vam bo povedalo, da imate težave z delavci z duhovi. Če zaposlena številka socialnega zavarovanja (SSN) ni navedena ali ima več zaposlenih isti SSN, to kaže na eno stvar in to je goljufija. Če se v enem letu zgodi več sprememb naslova, bi morali biti sumljivi.

b. Napake v registru plač za neposredne vloge. To se zgodi, kadar se za več zaposlenih uporablja ista številka bančnega računa, kar lahko nakazuje, da se plača zaposlenega duha nakaže na isti račun, ki ga uporablja drug zaposleni. To je še ena rdeča zastava. Več bančnih računov za plačo enega zaposlenega bi lahko potencialno kazalo, da se plača zaposlenega duha razdeli med sozarotnike.

c. Napake za preverjanje plač. Če med plačilom v vašem gradbenem podjetju in zaposlenim izdate več čekov v roku enega plačila ali slika na plačilnem listu izkaže, da jo je potrdil nekdo z imenom, ki se razlikuje od prejemnika plačila, potem imate morda težave v rokah .

d. Bonusi ali anomalije pri povečanju plačila. Če kadar koli opazite, da zaposleni prejme bonus, ki se razlikuje od običajne razdelitve bonusov podjetja, ali pa zaposleni v enem letu prejme več zvišanj plač, potem je to razlog, da ga preučite.

e. Trendi odsotnosti zaposlenih. Zaposleni ne prevzema plačanega odsotnosti ali bolniškega dopusta že celo leto ali oseba, ki obdeluje plačne liste, nikoli ne vzame počitnic. Wilder je dejal, da so prisilne počitnice ali rotacija dolžnosti učinkovit nadzor.

20 zagotovo nasvetov, kako preprečiti duhovne delavce v vašem gradbenem podjetju

Zaradi velikega števila spremenljivk, ki vplivajo na to, kako je storjena goljufija zaposlenih v duhu, ni zanesljivih načinov, kako to preprečiti ali ujeti zaposlene v dejanju. Vendar pa lahko za zmanjšanje tveganja storite naslednje:

  1. Izvajajte revizije zaposlenih Ghost

V večini primerov duhovne zaposlene odkrijemo s temeljitimi revizijami vaših evidenc o plačah. V svojem gradbenem podjetju bi morali imeti nekoga, ki bo redno primerjal evidenco o plačah s poročili o časovnih karticah in evidencah zaposlenih, da bi poiskal neskladja, kot so ponarejeni zaposleni, podvojene številke socialnega zavarovanja, podvojeni naslovi ali podvojeni bančni računi.

  1. Ločene dolžnosti plače

Druga stvar, ki jo morate storiti v vašem gradbenem podjetju, da preprečite pojav delavcev, ki delajo duhove, je, da zagotovite, da različne dele vašega plačilnega procesa vodijo različni ljudje. Če je nekdo odgovoren za odobritev čekov, se prepričajte, da je za njihovo distribucijo odgovoren nekdo drug. Če ima nekdo moč ustvarjati / brisati zaposlene v sistemu plač, se prepriča, da je kdo drug preveril spremembe.

  1. Ocenite HR politike

Poskrbite, da bodo vaše kadrovske in plačne kadrovske službe popolnoma posodobljene glede vaših kadrovskih politik, zlasti ko gre za dodajanje in odstranjevanje zaposlenih iz seznama osebja. To bo pomagalo preprečiti, da bi se podatki nekdanjih uslužbencev uporabili za goljufije z zaposlenimi v duhu.

  1. Naredite plačilo težje za ponarejanje

Če imate zaposlene, ki jim je treba izplačati nadomestilo glede na njihov čas, poskrbite, da imate vzpostavljene postopke, ki otežijo ponarejanje časovnih zapisov. V idealnem primeru uporabite avtomatizirano sledenje časa, ko zaposleni preidejo v uro in zunaj. Za dodatno zaščito uporabite sistem za sledenje času z vgrajeno obliko verifikacije ID-jev.

  1. Občasno pregledujte poročila o plačah

Občasno pregledovanje poročil o plačah je pomemben korak pri blaženju in odkrivanju goljufij, in to ni nekaj, kar bi moral storiti revizor samo enkrat na leto. Upoštevanje kontrolnega števila skupnega števila zaposlenih v vašem gradbenem podjetju omogoča dobro izhodišče za ta pregled.

Od tam je lahko tako preprosto kot skeniranje po imenih. Za pravilno ločitev bi moral ta pregled opraviti kdo drug kot tisti, ki lahko doda nove zaposlene ali odpove stare.

Če se vaša plača ne spreminja pogosto, kot v primerih, ko se število zaposlenih redno spreminja, vsakič, ko vodite obračun, preverite, ali je skladno z vašimi pričakovanji. Oglejte si morebitne nenormalne ugotovitve in veste, kaj lahko pričakujete med izvajanjem poročil.

  1. Uporabite vnaprej določena pravila premika

Vnaprej določena pravila za premike omejujejo časovni okvir, v katerem lahko delavci ostanejo v službi in ne. Če poskušajo to storiti zunaj vnaprej določenega časovnega okna, jim sistem ne dovoli. Za posameznike, oddelke ali celotno podjetje se lahko določijo pravila.

  1. Izkoristite preverjanje pristnosti uporabnika

S preverjanjem pristnosti uporabnikov se odstranjevanje prijateljev zahteva od delavcev, da ustvarijo edinstven identifikator, ko se premikajo v premik in zunaj njega. Glede na sofisticiranost sistema in ali se lahko integrira s katero koli strojno opremo, kot je optični bralnik, bi bil ta identifikator lahko značka ID-ja, prstni odtis ali celo fotografija obraza delavca.

Kar zadeva sam sistem plač, se posvetujte s prodajalcem, če ima funkcije, ki lahko samodejno označijo vnose, ki imajo lahko težave z njimi. Te lastnosti so dokaj pogoste.

Svojo programsko opremo morate združiti s pravilniki o pravilni udeležbi. Na primer, najboljša praksa je, da delavci, ki zamudijo svoje odobreno okno za vstop ali izstop, zahtevajo ročni vnos od svojega vodje. Vodja lahko pregleda okoliščine, zakaj je bil ta uslužbenec zgodaj ali pozen, in ugotovi, ali naj bo vstop dovoljen ali ne.

  1. Poglejte uporabniška dovoljenja vašega sistema

Vsak uporabnik bi moral imeti možnost omejiti dostop izključno na njegove potrebe, tako da zaposleni ne morejo spremeniti plačnih stopenj. Morda boste lahko tudi omejili, kdaj se lahko plačilne stopnje spremenijo, na primer po pregledih uspešnosti.

  1. Znebite se papirnih čekov

Fizične plače je veliko lažje kovati in krasti kot njihovi digitalni kolegi, zato razmislite o neposredni poti ali plačilni kartici, če še niste. Vaša programska oprema naj vam omogoča enostavno spreminjanje načinov plačila.

  1. Ustvari poročila o izjemah

Računovodski sistem bi moral biti zasnovan s kontrolami, ki rdeče zastavice postavljajo na rezultate, ki so zunaj običajnih parametrov. Te lahko vključujejo:

  • Z dodajanjem ali izbrisom plačilnih listov naj se ustvari samodejno poročilo ustreznemu nadzorniku.
  • Izplačilo nadur ali spodbuda, ki je nad določenimi parametri, bi moralo ustvariti poročilo o izjemah.
  1. Pazite na zaposlene brez odbitkov

Dober način za odkrivanje zaposlenih v duhu v vašem gradbenem podjetju je, da poiščete vsakogar, ki ima od plače malo odbitkov ali jih sploh nima. Storilec se redko poda v težave pri ustvarjanju popolnega nabora vpisov ugodnosti, še posebej, ker bo s tem zmanjšal znesek denarja, ki ga lahko ukradejo pri delodajalcu.

  1. Ročna razdelitev plač

Včasih bi morali določiti točko, da ročno razdelite čeke plač v vašem gradbenem podjetju. Z namenom ročne razdelitve čekov ima vaša organizacija boljšo priložnost za zaznavanje zaposlenih duhov.

  1. Analizirajte naslove ali račune za neposredne vloge

Druga stvar, ki jo lahko v vašem gradbenem podjetju preprečite, da bi preprečili pojav delavcev duhov, je analiziranje naslovov ali neposrednih računov depozitov. Med pregledovanjem računov in naslovov lahko vaša organizacija prepozna več podvojenih številk računov, naslovov ali številk socialnega zavarovanja za več zaposlenih.

  1. Analiza odbitkov od plačilnih pregledov

Če na vaši plači obstajajo zaposleni, ki ne odtegnejo davka ali kakršnih koli drugih odbitkov, so lahko zaposleni v duhu. Z analizo neposrednih depozitov lahko zmanjšate kitajske izdelke za plače z odpravljanjem plačil na papirju in možnostjo sprememb, ponarejanja in večine tatvin, čeprav to ne preprečuje napačnega usmerjanja vlog na nepooblaščene račune.

  1. Preglejte preglede plač z dvojnimi zaznamki

Čeprav je večina legitimnih, bi lahko dva podpisa signalizirala ponarejanje zaznamovanega umika zaposlenega, ki ga tat tudi potrdi in položi na svoj račun.

  1. Pazite na razlike v proračunu pri izdatkih za plače

Stroški dela, ki so višji od načrtovanih, lahko kažejo na zaposlene, ki so duhovi, zato morate biti pozorni na morebitne nenačrtovane razlike v proračunu.

  1. Uporabite ločitev funkcij

V svojem gradbenem podjetju morate zagotoviti, da veliko funkcij plač ne bo dodeljeno eni osebi. Zagotovite, da so funkcije priprave, izplačevanja in razdeljevanja plačil ločene. Uporabljati ga je treba na naslednje načine;

  • Nihče ne sme imeti možnosti, da na plačo doda novega zaposlenega, določi plače, vnese čas in plača osebo.
  • Vzpostaviti bi bilo treba mesečno usklajevanje med knjigo plač in seznamom zaposlenih, ki ga izvaja nekdo zunaj oddelka za plače.
  • Oseba, ki izda dovoljenje za preverjanje, ne bi smela pridobiti natisnjenih čekov.
  • Funkcija obračuna plač mora biti neodvisna od funkcije glavne knjige.
  • IT ne bi smel imeti dostopa do kadrovskih programov ali aplikativnih programov za plače.

18. Občasno vodite SSN-je vseh zaposlenih prek spletne strani uprave za socialno varnost - zlasti tistih, ki delajo na občutljivih položajih - in temu sledite s preverjanjem preteklosti. Druga spletna mesta za preverjanje identitete zaposlenih vključujejo E-verify ali spletno mesto IRS. To bi vam pomagalo vedeti, kdo je kdo.

19. Uporabite plačilni sistem, ki od zaposlenih zahteva, da se identificirajo

Če gre za uporabo elektronskega sistema vlečenja, natančno preučite, ali ista dva človeka hkrati istočasno potegneta svoje kartice. To bi lahko pomenilo, da nekdo potegne priponko druge osebe, ne da bi se druga oseba prijavila na delo.

  1. Preučite, kako skladne so ure zaposlenih

Če se ure nikoli ne razlikujejo, bi to lahko bila rdeča zastava, ki signalizira zaposlenemu duhu, ker želi prevarant poskrbeti, da se nihče ne ozre na to osebo ali narekuje, kaj se dogaja.

Zaključek

Nadloga za duhovne delavce morda ne bo kmalu minila, vendar bi z uporabo nekaterih zgoraj navedenih ukrepov zagotovili, da se vaše gradbeno podjetje znebi grožnje delavcev duhov.


Priljubljene Objave