Večina podjetij, ki sčasoma postanejo velika, se je začela majhno, tako kot Apple® in Microsoft®. Nekateri so začeli iz garaže in sčasoma so zrasli, da so postali poimenovanje gospodinjstva po vsem svetu. Resnica je, da je poleg fantastične poslovne ideje, zavzetosti, discipline, predanosti in pozornosti do podrobnosti nekaj osnovnih lastnosti, zaradi katerih majhno podjetje raste tako veliko.
Če ste podjetnik, ki vodi majhno podjetje ali se ukvarjate s prodajo na drobno, je eden od ključev, ki bi ga potrebovali, da vaše podjetje raste in postane zelo dobičkonosno, da postavite postopek, ki bo zagotovil učinkovito upravljanje zalog. Izrek, da je trgovina na drobno podrobno opisal koncept učinkovitega pristopa k upravljanju zalog za mala podjetja; preprosto morate biti pozorni na vsak vidik vašega malega podjetja, če želite, da raste.
Pomen upravljanja zalog za lastnike malih podjetij
Nič ne pošlje kupca v roke konkurenta, kot je neustrezen zalog. Hkrati nič ne ubija denarnega toka in sčasoma donosnosti kot presežek zalog.
Kot podjetnik morate voditi uravnotežen zalog, da ne bi izgubili stranke, pa tudi, da ne bi ohranili presežka zalog. Zato morate imeti zelo trden sistem upravljanja zalog. Tu je nekaj pomembnih prednosti upravljanja zalog.
a. Preprečevanje zalog
Predstavljajte si, da vam v najbližji trgovini z živili nenehno zmanjka vaše najljubše blagovne znamke žit, nato pa slišite za drugo trgovino nedaleč stran, ki skoraj nikoli ne zmanjka iste blagovne znamke. Seveda bi začeli obiskovati novo trgovino, da bi si priskrbeli svojo ljubljeno znamko žit.
In sčasoma, ker bi bilo neprijetno, če bi nakupovali živil v dveh različnih trgovinah, bi morali izbrati eno trgovino - in to bi bila seveda trgovina, ki ima vedno na zalogi tisto, kar potrebujete. Žal je zaradi slabega upravljanja zalog vaša najbližja trgovina z živili izgubila kupca.
Vedno si morate prizadevati, da zadovoljite potrebe svojih strank, tako da zagotovite, da bodo ves čas dostopali do vaših izdelkov in najboljši način za to je pravilno upravljanje zalog.
b. Izogibanje preobremenjenosti
Preveliko skladiščenje je samo po sebi težava. Če imate nekaj izdelka na zalogi, obstaja velika verjetnost, da ga morda ne boste mogli pravočasno prodati in obstaja velika verjetnost, da bi se nekateri predmeti poslabšali ali celo zastareli, kar bi povzročilo velike izgube za vaše podjetje.
c. Zmanjšani stroški zalog - : stroški vodenja zalog so zelo povezani z velikostjo zalog. Če obdržite samo pravo količino zalog, vam ne bi bilo treba pretirano porabiti za skladiščenje, vzdrževanje, osebje in vse druge stroške lastništva.
d. Zmanjšanje tatvin in kraje
Druga težava pri upravljanju z zalogami, ki ji pravilno upravljanje zalog pomaga preprečevati, je zmanjšanje tatvin. Vedno obstajajo nepošteni zaposleni ali kupci, ki si skušajo pomagati sami z nekaterimi izdelki podjetja. S pravilnim upravljanjem in nadzorom zalog bi takšne situacije zlahka zaznali in nadzirali.
e. Upravljanje z obratnim kapitalom
Za upravljanje vseh vidikov vašega poslovanja potrebujete obratna sredstva. Ko pa založite blago v zaloge blaga, lahko trpijo drugi vidiki vašega podjetja, ker ne bi bilo dovolj sredstev za izvajanje drugih dejavnosti.
Upravljanje zalog vam pomaga, da zadržite le ustrezno količino zalog. Vaše zaloge ne bodo preveč takšne, da bi morale vanj potopiti preveč obratnega kapitala. In ne bo premalo takšnih, da se obratna sredstva ne bi uporabila za učinkovito uporabo.
f. Ustrezne surovine
Upravljanje zalog je za proizvajalce še pomembnejše, saj vam nikoli ne sme zmanjkati surovin. Če vam kdaj zmanjka surovin ali bistvenih sestavin za proizvodnjo, bi to lahko povzročilo posledične izgube, kot so izguba plač delavcem, izguba časa in druge take izgube. Proizvajalci uporabljajo upravljanje zalog, da zagotovijo, da so vedno na voljo ustrezne količine proizvodnih materialov.
g. Natančno računovodstvo dobička
Zaloga je samostojno poslovno sredstvo. In ko pripravljate svoj finančni izkaz, morate navesti natančno vrednost svojega trenutnega zaloga. Brez ustreznega upravljanja zalog naj bi bila v najboljšem primeru predvidena ali celo pretirana številka. To samodejno pomeni tudi povečan dobiček in netočna finančna poročila.
h Ponovno naročanje
Upravljanje zalog vam pomaga vedeti, kdaj je treba ponovno naročiti izdelke, ki niso na zalogi. Prav tako vam pomaga, da se izognete časovnim zamikom v postopku ponovnega naročanja. Včasih, ko naročite naročilo nekaterih življenjsko pomembnih proizvodnih materialov, bi pred obdelavo vašega naročila in dostavo potrebovali nekaj časa. S pravilnim upravljanjem zalog bi ugotovili, da je dobavitelju določen čas izteka in bi ga lahko ob ustreznem času ponovno naročili.
jaz. Učinkovitost skladišča
Če imate zelo veliko skladišče ali več skladišč, je težko vedeti, v katerem skladišču je kaj artiklov, kar vodi v nepotrebne zamude v proizvodnem procesu. Z ustreznim upravljanjem zalog lahko takšne težave odpravimo ali zmanjšamo na najnižji minimum. Prav tako pomaga znatno zmanjšati stroške skladiščenja.
j Ugotavljanje morebitnih težav
Pravilno upravljanje zalog olajša hitro prepoznavanje morebitnih težav s proizvodnjo, ki so povezane z upravljanjem zalog, omogoča pa tudi hitro ukrepanje.
Kljub temu, da sledenje zalog ni prijetna naloga, je ključni vidik uspešnega poslovanja. Ob vzpostavitvi dobrega sistema za sledenje zalog in prodaje boste lažje ugotovili, kakšno blago imate na zalogi, kaj ste prodali, kaj je še na voljo in kdaj bodo prišla vaša naročila.
S takšnim sistemom lahko hitro prepoznate hitro prodajne izdelke, ki jih potrebujete za ponovno naročilo in počasne prodajo izdelkov, ki jih morate bodisi označiti ali bolj agresivno promovirati. Poleg tega vam lahko redno in učinkovito sledenje zalog pomaga pri vodenju zmernega zaloga, ki ni preveč ali premalo.
Preveč zalog povezuje sredstva, ki bi jih sicer lahko uporabila za obratovalne stroške ali druge pomembnejše namene. Po drugi strani pa imate premalo zalog, saj izgubljate prihodek, ker nimate dovolj izdelkov za prodajo. Po razpravi o pomembnosti sledenja zalog in prodaje razpravimo o tem, kako slediti zalogam in prodaji v vašem majhnem podjetju. Obstaja veliko načinov za sledenje zalog in vsi ti načini spadajo v dve kategoriji: ročni in avtomatizirani.
Dva načina za sledenje zalog in prodaje
I. Ročna metoda
Za sledenje zalog po ročni metodi začnite s štetjem izdelkov in določite začetni zalog. Nato razvrstite zalog najprej po imenu izdelka, nato po drugih posebnih lastnostih izdelkov, kot so barva, velikost, uporaba, datum ali slog.
Če imate na primer parfume kot zalog, jih boste želeli razvrstiti po imenu, nato pa po moških ali ženskah ali obojem in nato po velikosti. Tako boste lažje zasledili, kaj potrebujete in česa niste prodali. Ko razvrstite predmete v zalogi v kategorije, ustvarite preglednico v programu Microsoft Excel za sledenje zalog in prodaje.
Za vsak izdelek preprosto ustvarite delovni list in navedite začetno število zalog za ta izdelek. Od tega trenutka po potrebi prilagodite začetno število zalog. To pomeni, da odštejete vso prodajo vsakega izdelka od svojega registra in mu dodate nove prispevke. To storite vsaj enkrat na teden, tako da po potrebi prilagodite skupno količino zalog.
Microsoft Excel bo dovolj, če imate na zalogi manj kot 10 različnih predmetov. Če imate na zalogi več kot 10 predmetov, je boljša možnost, da v Microsoftovem dostopu nastavite bazo podatkov o inventarizaciji. Microsoft Access ponuja predloge za inventar, ki so polavtomatske, privlačnejše in enostavnejše za uporabo. In lahko natisnete priročna poročila o zalogah, da sledite prodaji, dodatkom zalog in donosom. Vendar še vedno ni tako učinkovit kot popolnoma avtomatiziran sistem.
II. Avtomatska metoda
Če vodite podjetje, ki ima na zalogi več različnih predmetov (na primer trgovina na drobno), boste morali uporabiti avtomatiziran sistem, ker bo ročna metoda sledenja zalog in prodaje preveč okorna, če je sploh izvedljiva.
Medtem ko obstaja veliko avtomatiziranih metod, najpogostejša in najučinkovitejša vključuje vključevanje profesionalne programske opreme za upravljanje zalog s skenerjem črtne kode in registre v vaši trgovini. Vsak izdelek ima edinstveno črtno kodo, ki se skenira na blagajni. Črtna koda vsebuje ceno in druge ustrezne podatke o izdelku.
Ko optični čitalnik črtne kode zazna in registrira izdelek za prodajo, samodejno zabeleži prodajo in odšteje število enot tega izdelka, kupljenih od skupnega števila enot, ki so ostale v trgovini. To se naredi v nekaj sekundah.
Druga metoda vključuje uporabo radiofrekvenčne identifikacije, ki označi vsak inventar s plastično nalepko, ki vsebuje programirljivi mikročip in majhno anteno. Oznake vsebujejo ustrezne informacije o vsakem izdelku in jih lahko prebere poseben ročni bralnik.
Čeprav je ta možnost dražja od uporabe črtnih kod, ima veliko prednosti. Oznake lahko beremo z velike razdalje. Ogromno kup označenih predmetov je mogoče prebrati naenkrat, informacije o oznakah pa lahko takoj posodobite, ko se elementi premikajo od ene točke do druge v vaši trgovini. Zanimivo je, da lahko oznake nastavite tako, da sprožijo alarm, ko izdelek zapusti trgovino - prepreči krajo označenega blaga.
Če torej prodajate predmete, ki so zelo dragi, na primer nakit, bi bilo bolje s to možnostjo. Tudi če svojo prodajo in zaloge spremljate z avtomatiziranim sistemom, vsaj enkrat letno preverite ročno preverjanje, da ne boste izgubili nekaterih zalog.
10 učinkovitih nasvetov za upravljanje zalog za mala podjetja
Resnica je, da če ne boste vodili ustreznih evidenc o vseh transakcijah izdelkov in storitev v vašem podjetju, se boste verjetno borili za dobiček, kar bo zagotovo vplivalo na vaš proračun. Pravzaprav je slabo upravljanje zalog del tistega, kar lahko podjetje bankrotira. Zdaj pa hitro preglejmo 10 učinkovitih nasvetov za upravljanje zalog za mala podjetja:
1. Ustvarite poseben Excel razprostiranje sranja za vsakodnevno odvzem zalog
Ena izmed osnovnih stvari, ki jo morate storiti, da zagotovite učinkovito upravljanje zalog za vaše majhno podjetje, je ustvariti posebno odlično sranje, da bi se lahko dnevno pregledali. Na primer, če vodite podjetje za mame in popevke in si ne morete privoščiti prilagojene programske opreme, lahko natisnete odlično sranje in naredite ročno zaloge; knjiga v trdi vezavi lahko služi celo istemu namenu.
2. Poskrbite, da bodo vsako blago, ki vstopi v vašo skladišče, dokumentirali različni uradniki
Naslednji nasvet, ki vam bo zagotovil učinkovito upravljanje zalog za vaše malo podjetje, je, da zagotovite, da vsako blago, ki vstopi v vaše skladišče ali trgovino, dokumentira drugačen uradnik. Postopek je preprost. Ko voznik tovornjaka v skladišče pripelje dobro, voznik tovornjaka varnostnemu možu na vratih predstavi svoje tovorno listino, varnostnik potrdi in vzame svojo zalogo, nato pa še vodja skladišča prav tako bi moral vzeti svoje zaloge ločeno od varnostnika.
4. Posvetujte se z razvijalci programske opreme za razvoj programske opreme po meri za vaše podjetje
Obstajajo prilagojena programska oprema za inventar, ki zagotavlja učinkovito upravljanje zalog; pomagalo vam bo ustvariti račune in tudi ustvariti potrdila za vsako poslovno transakcijo. Resnica je, da večina malih podjetij morda ne bo mogla plačati razvijalcu programske opreme, da bi jim pomagala razviti prilagojeno programsko opremo za svoje poslovanje. Če si lahko privoščite prilagojeno programsko opremo za vaše podjetje, vsekakor to storite.
4. Izpolnite prisilno izdajo potrdila o vsaki poslovni transakciji
Nasvet za učinkovito upravljanje zalog za mala podjetja je uveljaviti izdajo potrdila o vsaki poslovni transakciji. Dejansko je izdaja potrdila v elektronski obliki tisto, kar je v modi. Pomagal bo vrzeli vašega podjetja, ki lahko izčrpajo vaše podjetje.
5. Spodbujajte uporabo POS strojev kot denar
Če želite uvesti učinkovito strukturo upravljanja zalog za svoje majhno podjetje, morate spodbuditi brezgotovinsko transakcijo. Uporaba stroja za prodajno mesto (POS) je učinkovit način za zmanjšanje goljufij v malih podjetjih. S POS stroji ste lahko prepričani, da vam prodajna dekleta / fantje ne bodo ukradli denarja.
6. Ustvarite centralni sistem podatkovnih baz:
Ustvariti bi morali sistem centralne baze podatkov, zlasti če imate več prodajnih mest. Centralni sistem baz podatkov bo olajšal sledenje vsake poslovne transakcije v vašem podjetju v realnem času. Dejansko lahko sedete v svoji pisarni ali domu in spremljate tok vašega podjetja, ko imate centraliziran sistem baz podatkov.
7. Razvijte svoj prilagojeni sistem sledenja
Obstajajo različni sistemi za sledenje, ki jih lahko vzpostavite za učinkovito upravljanje zalog za svoje majhno podjetje. S svojo ekipo lahko sedete in določite najboljši sistem sledenja, ki bo ustrezal vašemu podjetju. Če pa vodite prevoz blaga ali taksi prevoznike, lahko v vse tovornjake in kabine namestite avtomobilski sledilnik - to je najlažji in najbolj priročen način za sledenje zalog za tovrstne posle.
8. Ustvarite poslovni postopek, ki vam bo pomagal prejemati povratne informacije od strank
Drug način za učinkovito upravljanje zalog za vaše malo podjetje je ustvarjanje poslovnega procesa, ki vam bo pomagal prejemati povratne informacije od vaših strank. Na primer, v nekaterih bankah morate kadar koli vložiti gotovino kopijo svojega prodajalca v polje v banki in v knjigo boste morali vnesti tudi podatke o svoji transakciji. Ta model sledenja zalog lahko usvojite, če ustreza vašemu podjetju.
9. Obvestite svoje dobavitelje in prodajalce poročila, ki ga želite od njih
Drug način za zagotovitev učinkovitega upravljanja zalog za vaše malo podjetje je povezovanje z dobavitelji in prodajalcem, da razpravljate o svojih pričakovanjih od njih, ko gre za popis. Vaš dogovor z njimi bi lahko bil, da lahko do podrobnosti vseh transakcij z njimi dostopate dvomesečno, šestmesečno ali celo letno. To je način primerjave zapisov, da se prepričate, da ste na dobri poti.
10. Najem svetovalca za zaloge, ki vam bo pomagal občasno pregledati svojo strukturo zalog
Nazadnje je ena od stvari, ki jo morate zagotoviti, da boste zagotovili učinkovit slog upravljanja zalog za svoje podjetje, najem svetovalca za inventar, ki vam bo pomagal občasno pregledati poročilo in strukturo zalog. Ta pristop vam bo pomagal odpraviti napake v vašem poslovnem procesu.
Tam ga imate; 10 učinkovitih nasvetov za upravljanje zalog za mala podjetja.